Klant aanmaken
Aanmaken nieuwe klant
Note: Onderstaande handleiding wordt momenteel nog niet ondersteund met video. Wij maken in onze handleidingen gebruik van voorbeelden en artikeldata die kunnen afwijken van uw omgeving en data. Gebruik bij voorbeeldartikelen altijd uw eigen artikeldata.
Welkom bij de trainingsvideo over het aanmaken van een nieuwe klant. Tijdens deze video leer je in 5 stappen hoe je een nieuwe klant aanmaakt.
Wij gaan er hierbij vanuit dat jij daarvoor de juiste rechten hebt en bent ingelogd.
Na afloop van deze video weet je:
1. Hoe je een klant kunt aanmaken.
Aanmaken klant
Stap 1
Ga in het moduleoverzicht (donkerblauwe balk aan linkerzijde van het scherm) naar “Relaties”. Klik op “Relaties” en daarna op “Klanten”. Het scherm met alle klanten wordt nu weergegeven.
LET OP!!
Wij adviseren je om eerst te zoeken of de relatie/klant al bestaat in het systeem. Dit om vervuiling van je bestand te voorkomen.
Om te zoeken typ je links bovenin (grijze balk met het vergrootglas) bijvoorbeeld de achternaam van de klant. (Door op het pijltje in de grijze balk te klikken is het mogelijk ook op andere variabelen te zoeken zoals postcode + huisnummer, email, …). Is de klant niet bekend, volg dan de onderstaande stappen.
Stap 2
Klik rechts bovenin op de groene knop “Nieuw”. Er opent nu een nieuw scherm “Relatie toevoegen”. Je bevindt je in het tabblad “algemeen”.
Stap 3
Vul nu de onderstaande ontbrekende velden in.
Niet alle velden zijn noodzakelijk om te vullen. De meest belangrijke en gebruikelijke velden worden hieronder opgesomd en toegelicht.
Relatienummer
Het relatienummer wordt automatisch gegenereerd. Je vult hier dus zelf geen relatienummer in.
Actief
De “klant” wordt standaard als actief aangemaakt in LogicTrade. Je ziet dit aan het blauwe vakje met het witte vinkje. Hier hoef niets aan te wijzigen.
Klant
In deze training maak je alleen een klant aan. De “klant” staat dus op actief en de leverancier op inactief (geen blauw vakje met wit vinkje.)
Type
Je kunt bij type kiezen tussen particulier en zakelijk. In deze training gaan we uit van een particuliere klant.
Wanneer er gekozen wordt voor een zakelijk klant, moet vervolgens een bedrijfsnaam ingevuld worden.
Let op!! Bij zakelijke klant worden de bedragen automatisch excl. Btw getoond op de offerte en verkooporder.
Titel
Geef de klant een titel mee. Klik hiervoor op de witte balk. Je kunt nu kiezen voor een titel. In deze training ga je uit van Dhr. Klik op de witte balk en kies voor “Dhr”.
Dit veld is niet verplicht. Wanneer het veld gevuld is staat het wel professioneler op de offerte, verkooporder en factuur lay-out.
Geslacht
Kies nu het geslacht door te klikken op de witte balk. Selecteer het juiste geslacht door daarop te klikken.
Dit veld is niet verplicht.
Initialen
Vul hier eventueel een initiaal in.
Dit veld is niet verplicht.
Tussenvoegsel
Klik op de witte balk om een tussenvoegsel te selecteren.
Dit veld is niet verplicht.
Voornaam
Vul hier eventueel een voornaam in.
De voornaam wordt getoond op de offerte, verkooporder en factuur lay-out. Dit veld is niet verplicht.
Achternaam
Vul de achternaam van de klant in. Dit veld is verplicht.
Het is niet verplicht om een tussenvoegsel in het veld tussenvoegsel te verwerken. Je kunt dit ook in het veld Achternaam zetten. Bijvoorbeeld “de Vries”. Het is in dit geval ook mogelijk om alleen op het woord “Vries” te zoeken.
Bezoekadres
LogicTrade maakt gebruik van postcode koppeling. Dit houdt in dat wanneer je de postcode plus huisnummer invoert de straat en plaatsnaam automatisch aangevuld wordt.
Vul het huisnummer plus de postcode in. Klik vervolgens in het witte vlak naast huisnummer of gebruik de “Tab” Toets op het toetsenbord. De ontbrekende velden zijn nu ook gevuld.
Postadres (factuuradres)
Het postadres is in eerste instantie gelijk aan het bezoekadres. Is het postadres (factuuradres) afwijkend, dan kan dit worden aangepast.
Wil je het postadres wijzigen, verwijder dan de ingevulde gegevens en vul het juiste huisnummer en postcode in.
Telefoon 1, Telefoon 2 en mobiel
Vul hier het telefoonnummer van de klant in.
Heb je alleen een 06 nummer, vul dit in bij Telefoon 1 in en niet bij Mobiel. Telefoon 1 wordt in het relatieoverzicht getoond. Wanneer je een keer gegevens van een klant zoekt dan zie je de basisgegevens van de klant direct in het overzicht.
Vul hier het e-mailadres van de klant in. De offertes, verkooporders en facturen worden naar dit e-mailadres verstuurd.
Het is mogelijk om meerdere e-mailadressen toe te voegen. Klik hiervoor op de “groene plus” naast het veld E-mail. Er verschijnt dan een extra veld waar het e-mailadres ingevuld kan worden.
Achter het ingevoerde emailadres is het nog mogelijk om een notitie toe te voegen (veld “extra informatie”). Bijvoorbeeld wanneer je 2 emailadressen hebt toegevoegd waarvan één adres van de man is en één adres van de vrouw.
Internet
Bij een zakelijke klant kan hier de website van de klant ingevuld worden.
Nieuwsbrief
Heeft een klant akkoord gegeven op het ontvangen van de nieuwsbrief, klik dan op het vakje achter nieuwsbrief. Het vakje kleurt blauw met een wit vinkje.
In LogicTrade is het mogelijk om een export te maken van alle klanten. Doormiddel van een filter is het mogelijk om alleen de klanten te exporteren die een nieuwsbrief willen ontvangen. Vervolgens zou je de export kunnen gebruiken bij een programma voor het mailen van nieuwsbrieven.
Overig
Deze velden kunnen eventueel gebruikt worden bij het opvoeren van een leverancier. LogicTrade houdt dan rekening met deze gegevens. Voor particuliere klanten worden deze velden niet gebruikt.
Je hebt nu alle velden gevuld.
Stap 4
Klik rechts bovenin op de groene knop “Volgende”.
De relatie is nu opgeslagen en heeft relatienummer gekregen. (Zie links bovenin het veld relatienummer)
Stap 5
Klik rechtsboven op de groene knop “Opslaan”. De klant is nu definitief aangemaakt. Je ziet nu het scherm met alle klanten.
Gefeliciteerd! Je hebt nu je eerste nieuwe klant aangemaakt.