Service melding aanmaken
De Service module is ontwikkeld om het proces rondom het melden en afhandelen van een servicemelding goed in te richten. Je kunt een nieuwe servicemelding aanmaken door op het groene knop nieuw te klikken. We lopen de stappen voor het aanmaken van een nieuwe servicemelding met u door.
Algemeen
Onderwerp
Dit veld kunt u gebruiken om de servicemelding een naam te geven.
Labels
Je hebt de mogelijkheid om je servicemelding te labelen met één of meerdere labels. Het labelen van een servicemelding kan een verdiepende slag zijn op je status.
Bijvoorbeeld: Je heeft een servicemelding aangemaakt met de status ‘Reparatie werkplaats’. Je kunt een label gebruiken als verdiepende slag op je status. Het label kan bijvoorbeeld zijn ‘poten kapot’.
Je kunt er ook voor kiezen om labels te gebruiken voor de rapportage. Wanneer je labels gebruikt kun je deze later in rapportages inzichtelijk maken, zo ziet je precies wat de meest gerapporteerde problemen zijn.
Omschrijving
Dit veld geeft u de ruimte om de servicemelding gedetailleerd te beschrijven. Zorg ervoor dat je het probleem duidelijk omschrijft.
Status
Je kunt hier een status koppelen aan de servicemelding.
Klant
Je kunt hier aangeven welke klant de servicemelding gemeld heeft.
Adres
Wanneer het adres van de klant is gekoppeld aan de klant wordt deze automatisch ingevuld. Wanneer je deze niet heeft gekoppeld kun je hier de adresgegevens van de klant invullen.
Toegewezen aan
Je kunt hier de persoon koppelen die verantwoordelijk is voor het opvolgen van de servicemelding.
Veroorzaker
Wanneer het duidelijk is wie de veroorzaker is van de servicemelding kan de veroorzaker hier gekoppeld worden.
Samenvatting
De samenvatting zorgt voor een snel overzicht. Je hebt hier een overzicht van alle acties die gedaan zijn omtrent de servicemelding en wat de status hiervan is. De acties kunnen verkoop, facturatie, planning of inkoop gerelateerd zijn.
Bestanden
Je kunt hier bestanden toevoegen aan de servicemelding, dit kunnen verschillende bestandstypes zijn. U kunt hier foto’s toevoegen van het probleem en overige bestanden toevoegen. Wanneer je foto’s toevoegt zorg er dan voor dat deze duidelijk zijn.
Communicatie
Interne communicatie
Het is mogelijk om intern te communiceren over servicemelding. U kunt een intern bericht sturen naar de juiste persoon door een apenstaartje (@) voor de naam te zetten. Alle interne communicatie wordt onder het kopje interne communicatie gelogd.
Externe communicatie
Indien je wilt communiceren met de klant of met de leverancier klikt u op extern. Als u op verzenden klikt kun je leverancier of klant selecteren. Wanneer je leverancier of klant hebt geselecteerd klik je op servicebrief. Je komt nu in het scherm waar u een mail kunt versturen. Alle externe communicatie wordt onder het kopje externe communicatie gelogd.
Activiteit
Als je naar activiteit gaat ziet u alle activiteiten die zijn uitgevoerd rondom de servicemelding. Alle activiteiten die zijn uitgevoerd worden hier bijgehouden.
Acties
Rechts bovenin ziet u onder andere acties staan. Als je op actie klikt openen de volgende vervolgacties: factuur aanmaken, order aanmaken, omruiling, reparatie, plannen en melding sluiten.
Opslaan
Wanneer je alle stappen heeft gevolgd klik je op opslaan. De servicemelding wordt nu opgeslagen en getoond in het service overzicht getoond.